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ビジネスメールの基本

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ビジネスメールの基本



皆様こんにちは、おたなべです。
連休明けると無気力になりませんか。私だけですか。
連休最終日の午後に何か特別大きなイベントがあると「明日から現実か……」と逆に思えるのですが、イベントがないと切り替えが難しいです。
ちなみに昨日の夕飯はすき焼きでした。美味しかったです。

さて。
自分の個人ブログを漁っていたところ、メールの書き方についての記事がありましたのでご紹介。
最近は食ブログと化しているnabe blog



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TO、CC、BCCって?

CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略。
基本的にはTOを送る相手のアドレス、
CCは確認のために読んでおいてほしい場合に使用します。
BCCは知り合い同士でない不特定多数の相手に送信する場合ですね。
BCCは選考中の学生に一斉送信で連絡事項を伝達するときに使ったりしています。
お互いがアドレスを知らないでしょうし、メールアドレスも個人情報ですので取り扱いには気をつけなければいけません。

件名はどうしたらいいのか

これは簡潔に!わかりやすく!を心がけましょう。
「〇〇会社の△△です」というタイトルで付けられても受け取った側はぱっと見なんのメールか判断できません。
後からそのメールを見直す必要があったとしても、その件名では判りづらいです。

例えば、自社のイベントにお客様をメールでご招待したいとします。
「〇〇会社の△△です」ではなく、
「◆月◇日の弊社イベントご招待」
にしておくと、何のメールかすぐにわかりますよね。
初めてのメールや、社外に対してのメールのときには(株式会社〇〇/△△)と件名末に付けておくとより良いと思います。
社内メールをするときに確認事項等があって返信が欲しい際は、伝えたい件名の前に「【要返信】」等付けておくとお互いにわかりやすいですよね。

以上を踏まえた先ほどのメール件名ですと、
「【要返信】◆月◇日の弊社イベントご招待(株式会社〇〇/△△)」
長すぎず、わかりやすくでわかりやすい件名を。

メール本文書き方

肝心の書き方ですが、他企業様が相手でしたら、文頭に相手の名前を書いておかなければなりません。
あってはいけませんが送り間違い防止にもなりますし、同じアドレスを数人で共有していたりする場合(info@~にその傾向があるイメージ)、誰に読んで欲しいのか明確にしておく必要があります。

株式会社〇〇
営業部 △△様

送りたい相手の所属が判れば書いておくことに越したことはないですし、最低限会社名・名前は必須で書きましょう。
相手の名前を冒頭で書いてあるので、反対に末尾では自分の署名をしておきましょう。
自分の社名、所属部署、名前、メールアドレス、会社HPURL等々……。

また、「文頭の時候挨拶がよくわからない…」と困る方も多いかと思いますが、全てのビジネスメールで入れる必要はあまりないかと思います。
社内だったら「お疲れ様です」、社外だったら「お世話になっております」と基本的な挨拶はちゃんと押さえておきましょう。
文頭で挨拶をしたら文末締めの挨拶、これも必須です。
「何卒宜しくお願い申し上げます」「用件のみにて失礼致します」等。
何事も始まりあれば終わりありですよね。htmlのタグなんかも同じですよね。


他のポイントとしては件名と同じくわかりやすく簡潔に。
そのためには、
・結論から!
⇒就職のときの面接対策でやりませんでしたか?
結論から述べて、それに対する根拠を述べる。
それと同じです。就職活動がこんなところで役に立つ!
・改行を効果的に使う
⇒だらだら長く書いても受け取り手は読む気が失せます。区切りのいいところで改行すること。


以上を踏まえた本文の構成の基本は、

・宛先
・書き出しの挨拶・名乗り
・本文(用件)
・結び
・署名

この構成を崩さないようにメールを作成していきましょう。

その他とまとめ

メールは一度送ってしまうと、取り消すことは出来ないので書き終わった後に間違いが無いか推敲してから送りましょう。
不安なときには上司に見てもらうのもいいかと思います。
ビジネスメールの敬語も難しいもので、へりくだりすぎると二重敬語になったりしてかえって失礼に当たります。
最初の内は上司確認!これが一番確実です。





こちらの記事は2013年の新卒が入社する前に書かれたものです。
ですので「上司確認」とぶん投げ気味ではありますが、ニュアンスが伝わればいいかなと思います。
TO、CC、BCCあたりは絶対厳守ではありますが、件名等は一般的な形はあってもこれが絶対!というものは調べていてないように思いました。
メールを送る方が受け取る側の気持ちになって、気持ちいいメール作成が出来れば私は十分かと思います。
誠心誠意大切!
皆様も今一度、メールを受け取り側の気持ちになって改めて見直してみてください!
上記参考にしていただければ幸いです。

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