ガッパー編集部

新卒必見!必ず知っておくべき、Eメールのマナーと常識

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新卒必見!必ず知っておくべき、Eメールのマナーと常識



恒例の駄洒落じゃ。

アルミ缶の上にあるハッサク

どうも、白菜じゃ。

今日は、就活生と新たに入社する新卒生向けの基本マニュアルじゃ。

正直、当たり前すぎる事なんじゃが、できてない学生が本当に多いわい。

これくらい学校で教えてくれって思うがの。

それくらい、この事ができないとマイナス評価が大きいという内容じゃ。

Eメールを使用する時のマニュアル

目的

相手の都合に合わせて、こちらの考えを伝える事ができる。

使用ルール

既読後即返信、遅くても即日返信。
関係者は、かならず、CC、BCCに入れる。
難しい内容はメールだけで完結させようとしない、電話でもフォローする

なぜ

電話だと、繋がらなかったり、相手の時間を遮る為、「確実」に相手に素早く安価に伝えられる。
緊急を要しない連絡に適している。一度に複数人に内容を伝える事ができる。
即日返信は「スピード」「信用」をもっとも大切にしているから。

いつ

必要に応じて、随時

誰が
全員

今回は、よくあるビジネスメールの書き方ではなく、メールの使い方じゃ。

まずは、メールは即返信を心がける。

返信が遅いと相手に不快感をあたえてしまう。携帯のメールやラインでも同じ事じゃろ?

長い文章のメールをもらった時に気をつける事が一つある。
ちゃんとした文章を書いて返すには時間がかかると判断した場合は、簡単な文章で、まず即返信じゃ。

「内容確認致しました。詳細な返信は後日、●までにご返信いたします。」

この一通のメールがあるかないかで、相手への印象が全然違うわけじゃ。

相手から、「メール読んでくれました?」なんて煽りの電話があるようでは最悪じゃな。

もうひとつ、「CC」と「BCC」というのがある。

「CC」はカーボンコピーの略で、「BCC」はコーヒーメーカーじゃ。

アホか! それはUCCじゃ!!

・・・・ コ、コホン

BCCはブラインドカーボンコピーの略じゃな。

このCCを使うときは、メールを送る本人、および、その関係者をCCに入れておくべきものじゃ。

ホームページ制作の案件を進める時に、当然メールでやりとりするわの。

担当さんをToに入れてメールを送る。そして、先方の上司や自分の関わっている上司や関係者などをCCに入れる。

これを忘れる人間が多い。

上司はいちいち案件の進捗を確認しなければいけないし、自分もそれに応えるのは時間の無駄じゃ。

送った内容をCCに入れておくだけで、上司はそれを見るだけでええからの。

では、BCCを使う時は、どんな時か。

わしが使うのは、わしの部下の部下に説教する時が多いわい。

あえてCCを入れて、説教相手の上司に公表する時もあれば、BCCに入れて、そっと、説教相手の上司に報告する時もある。

最後に、新卒新入社員でよく見られがちな失敗がある。

それは、「メールで全てを伝えようとする事。」

言葉は不完全という事をまず心に留めること。
メールを送信しただけで伝えたつもりになり、また、メールを送れば伝わると思っているのは、大きな勘違いじゃ。

一生懸命に伝えたい事をメールの文章でダラダラ長く書く新人が多いが、十中八九は失敗するわい。

言葉は不完全なのに、しかも文章力のない新人がいくら長々と書いた所で、まず伝わらん。

そして、メールは長いほど、敬遠される傾向もある。

営業の説明などをメールで完結しようとするなんて、まさに愚の骨頂じゃな。
大切な内容・複雑な内容は、メールを送り、なおかつ電話で生の言葉でキチンと伝える。
メールを送るのが大切なのではなく、相手に伝える事が大切である。その手段の一つがメールであるわけじゃ。
手段にこだわって、目的をおろそかにするほど、失敗するし、無駄な事はないんじゃ。



スポーツもビジネスもチームの連携が大切じゃ。その連携に必要なのはホウレンソウじゃ。

白菜ではないぞ、ホウレンソウが大切なんじゃ。


報告・連絡・相談 を略してホウレンソウ。これくらいは学校でも習うわの。



基本ほど大切で、これを徹底するのは意外と難しい。

だから、みなが口をすっぱくして同じことを何度も言うのじゃ。

メール機能を効率よく使ってホウレンソウをしっかりと行う事。

わしの今までの経験から言うと、このホウレンソウの質の高さが、もらえる給料の高さに比例しておる。

ホウレンソウがいい加減なヤツは仕事もいい加減なんじゃ。言い換えると、ホウレンソウすらできない人間が、仕事を上手にこなせるはずがないからのぅ。


ホウレンソウの徹底!

肝に銘じておくのじゃぞ。

友達にも社畜を教えよう

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