ガッパー編集部

オススメ!超便利な、業務共有のカレンダー活用方法。

bannermisaki

オススメ!超便利な、業務共有のカレンダー活用方法。



カレンダーは辛い!!

どうも、白斎じゃ。 わしのダジャレも冴えてきたかの?

今日も業務管理の基本じゃ。ビジネスパーソンには必要不可欠じゃな。

本日はグーグルカレンダーじゃ。

グーグルカレンダー

目的
ブッキングする事無く、日々の約束を管理する物
共有する事で一人一人のスケジュール管理コスト、確認ミスを減らす。

なぜ?
自分以外の関係者の予定を知る事で視野が広くなり、より効率的なスケジュールを組み立てる事ができる。
関係者のカレンダーに書き込んであげる事で、チーム全体のブッキングエラーと管理コストを減らす。
PC、スマホ、どこでも共有できる。

使用ルール
必ず、予定責任者は関係者のアカウントに「ゲスト追加」の作業をする事。

いつ
必要に応じて、随時

誰が?
全員

手帳などでカレンダー管理している人も多いじゃろうが、グーグルカレンダーのメリットを伝えるぞい。


  • ルーチンワークをカンタンに記録できる
  • 毎週・毎月の何曜日、●日と定期的な用事も一発じゃ。
  • 関係者に、予定を共有できる。
  • PC・スマホでも一元管理。まさにクラウドの真骨頂!

  • 共有する事で、スケジュールの管理漏れも回避できるのが、すばらしい点じゃな。

    たとえば、今度の25日、みんなで「モンハン4の集会所」の準備の打ち合わせをすると決めるとする。

    普通は、関係者全員が日時、場所を確認し、各々が手帳に書き込んだり、携帯電話のスケジュールに入れたり、ツワモノは暗記したりと、各個人が責任もって管理するのが一般的じゃ。

    ここで、携帯が壊れたり、手帳にメモをするのを忘れて、予定をすっぽかしてしまう、けしからん人物も時にはおるわの?

    こうすると、スケジュールを忘れてしまったりして、当日に関係者が揃わなく、せっかくの段取りも狂ってくる。



    グーグルカレンダーのスゴイところは、責任者が、グーグルカレンダーに予定を書き込んだ時に、ついでに共有している関係者のカレンダーにも予定を書き込めるのじゃ。ものの数秒じゃぞ!!複数のカレンダーに数秒で書き込んであげるのじゃぞ??親切極まりないじゃろ。

    これで、関係者の誰かが、大事な予定を見落とすという事を劇的に減らしてくれる。

    また、相手の予定を随時確認できるので、本人がいなくても、変わりにスケジュールを入れてあげる事ができる。セブンコード代表の濱野も、代表の予定を社員全員が一目でわかるので、濱野宛の電話や月一の個別ミーティングなどは、各々の判断で予定を入れておる。濱野は何もしないでも、予定が入っていく。

    非常に業務効率がアップするのじゃ。

    ただ、一つの予定に関係者が十人超えてくると、一人一人に追加するのも、ちと、めんどうじゃの。
    これだけ、楽にスケジューリングさせてくれるグーグルカレンダーに、「めんどう」なんて言うとると、バチが当たるが、まあ、正直めんどうは、めんどうじゃ。

    そんな時はグループ用のIDを一個とればええ。

    セブンコードでは新宿イベントというアカウントが一個あるので、全員参加の行事はこのアカウント一個に招待するだけで、各人のカレンダーに書き込まれる。

    各々、自分のカラーと行事のカラーを同じにしていると思うので、一目で自分の予定じゃとわかる。
    ちなみに、セブンコードは応接室の管理もグーグルカレンダーで、かんたん管理じゃ。

    またカレンダーを公開してセミナーなどの予定としてホームページに埋め込む事もできるのじゃ
    セブンコード公開セミナー予定

    色別で誰の予定か判断できるのも、親切じゃな。

    PCでもスマホでも見れて、関係者全員に共有でき、関係者のスケジュールの見落としも減る。しかも、無料じゃ!!!

    これで、業務スケジュールをいちいち手帳のカレンダーで管理するのが時代遅れなのがわかったかの。

    さらに!!!

    ここだけで、終わらんのがグーグルカレンダーの凄いところ。

    例えば、営業先の予定をグーグルカレンダーに書き込みするじゃろ?

    もちろん、連絡先や住所も忘れないように予定に書き込んでおく。

    旅先で、「あ~、道わからん!!」って時にじゃな。

    グーグルカレンダーに書き込んだ住所をクリックすると、マップがでるのじゃ!!!!

    すごくないか!?? いちいち、マップアプリにコピペせんでも、クリック一つでマップが目的地を設定して起動するのじゃ。



    ※iphone5参照

    便利すぎるじゃろ、グーグルカレンダー!!

    この白斎も長年生きてきたが、ここまでの衝撃は、きゅうりの九ちゃんが発売された時以来じゃわい。

    あの時は、思わぬライバルの出現とウマさにびびったわ。

    グーグルカレンダーの凄さと便利さを理解してくれたかの?

    大切な事は、

    予定の責任者が関係者に必ず招待してあげる事じゃ。

    これで、殆どの関係者のスケジュールの確認漏れが防げる。

    ここが、WEB上で共有するカレンダーの一番のメリットなのじゃ。

    数秒の仲間への思いやり

    大事にするんじゃぞ。

    友達にも社畜を教えよう

    fresh-baner

    Return Top