ガッパー編集部

すごい会議? おすすめ!会議を効率よくする方法

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すごい会議? おすすめ!会議を効率よくする方法



コンドルがパンツに喰いコンドル。

どうも白斎じゃ

今日は、会議についてのナナログ(セブンコードのマニュアル)じゃ。

実は、会議とは、とっても危険なものなんじゃ。

会議をしたら、仕事した気になるじゃろ?

でも、会議だけじゃ、当然の事ながら利益はでない。

それどころ、参加人数 X 時間 分の経費がかかっとる。

利益もでないわ、経費はかかるわ、おまけに仕事した気になるって、とっても危険じゃろ?

会議

目的
何かを決定し、共有する
情報に相違がないように確認する

なぜ
チーム内に相違がなく、行動しやすいように共通認識を持つ
相対的に業務を効率化する

いつ
チームで情報整理が必要な時

誰が
意思決定に必要な人


会議とは、会議のルール
1、会議の目的をはっきりさせる
2、会議はコスト。時間を極力短くする
3、会議で決まった事案の締め切りと責任者を決める

手順、
・前もってアジェンダを共有し、各自、課題、議題、対応策を前もって記入(ドライブ)し認識しておく。
・複数ある対応策のどれかを決定(会議中に議論は極力すくなるする)
・議事録の周知(相違がないように文章で形に残す)
・決定事項の行動結果の確認(かならず意思決定に対して行動結果確認をする)

1、資料の読み合わせについて

会議などでよくあるのが、資料の読み合わせじゃ。

前もって、配って、移動時間などで目を通せば必要なくなる。

それをしない輩が多いから、読み合わせをするのじゃが、本当ならば無駄な時間じゃの。

人間の集中できる時間は限られておる。

その集中できる時間は、大事な意思決定や議論に使うべきで、資料を読む時間に使うのは本当に無駄じゃ。

資料を読んで、いざ議論しようという時は、もう大抵ちょっと疲れておる。非常にもったいない。


大事な事を相違がないように認識するための会議なら、読み合わせもアリじゃが。

資料を読めば済むことを、いちいち大の大人が集まって確認するのは、申し訳ないがレベルが低いと言わざるを得ないの。

だから、主催者は、前もって資料や議題を、参加者に共有して、会議の前に予習をしてもらえるように努めることが大切なのじゃ。

世間ではアジェンダとも呼ばれている「予定表・行動計画」「重要な課題、対応策」と言った意味じゃが、わざわざカタカナにする意味が、わしにはイマイチわからん。

(わしは、古臭い考えなのかのぅ)

読み合わせをするにしても、資料に書いてない補足説明など、人が話す意義ある時間にするべきという事は肝に銘じて置くべきじゃ。
ただ、資料をズラズラ読むだけでは、みんな心の中で「つまらない人間だ。できない奴だ。」と思っている事を忘れてはいかんぞ。


2、司会進行

話が脱線しないように、決定するべき目的を明確にする。

なんなら、ホワイトボードなどに大きく書いておくのも一つの手じゃな。

司会者は、参加者の意見を引き出す事と、話が脱線しても元に戻す事を心がける事じゃ。

意見を言いたい場合は司会者を他の人に任せ、進行に集中させた方が、比較的、会議がスムーズじゃ。

セブンコードの代表の濱野も、しょっちゅう脱線するから、あいつは会議にいない方がいいの。
議論というより、ただの話好きじゃ。社員がかわいそうじゃわい。
そういえば、この間、会議に途中参加しようとした代表の濱野が、女性社員から「入ってこないでください」って断られていたのう。ふぉっふぉっふぉ。
発言しないのも問題じゃが、役職がある者は、発言しすぎる事も問題じゃと注意が必要じゃな。

でないと、濱野みたいに、出禁になるぞい。

3、会議後の議事録

いろいろ意見を出し終わった会議は、みんな達成感でいっぱいじゃ。ここが要注意!!
わしは、詰めが甘い会議をいっぱい見てきたわい。

言うだけ言って、会議で決まったことを次の会議では忘れてる。
なんなら、決まったことが捻じ曲がって認識されている。あの時間はなんだったんだろうか。

ただの自己満足に終わらないため、相違がないためにも、形に残して議事録に残す事を忘れてはならん。

※議事録の残し方はこの記事参照じゃ

4、会議決定事項の行動結果の確認

会議は過去の報告という場合もあるが、多くは今後の未来の事を決める内容が多い。
未来の事を決めるという事は、「行動内容を決める」という事じゃ。

決めたことがどれだけ実行されているか、確認が必要じゃ。

人間忘れる生き物だから、一度話しただけで行動できない者は山ほどおる。

そういった人間に振り回されないためにも、決まった内容は「定期的に確認」する事が本当に大切じゃ。

それと、会議で決まった決定事項の期日責任者を明確にする事は必要不可欠じゃ

期日も責任者も決まってないと、「誰かがやってくれるだろう」と思ってしまう。

仕事をしている人間で暇な人間は基本的にはおらん。みんな忙しいのじゃ。できる限り仕事を増やしたくないのは人間の心理じゃの。

期日と責任者が明確でないと、せっかくの良い企画など決まった事も、いつまでも実行されん。

世の中スピードが重要なのに、実行が遅いのは真に致命的じゃ。




会議の進行よりも、行動の進捗、達成が大切なのじゃ。
会議は行動を効率化するためのもので、会議自体が仕事ではない。会議と行動の重要性を逆にしてしまっている少なくない。

この事がわかっている者が少ないのが世の中の現状と言えるかの。

必然的に、行動の進捗管理ができる者は、どこの組織でも出世していくし、どこの企業もほしがる人材じゃと思うぞ。

そのあたりを学校で教えて欲しんじゃがのう。決められたカリキュラムどおりの事をやるのは今の時代に適してないと常々思うわ。

だから、自分がたとえ下っ端でも、会議で決まった事の進捗確認をすれば、上司から重宝されるのは、間違いなしじゃ。

今回は「会議」という内容じゃが、会議よりもその後が大切で、そのための会議である事を心して欲しいという事じゃ。

友達にも社畜を教えよう

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